Nach der Entscheidung für ein bestimmtes Content-Management-System verändert ein Unternehmen dieses im Normalfall für einen längeren Zeitraum nicht mehr. Im Zuge eines Relaunch-Prozesses wird das bisherige CMS aber oft in Frage gestellt. Passt das bisherige CMS noch zu den aktuellen und zukünftigen Vorstellungen des Unternehmens? Erfüllt das CMS die individuellen Anforderungen des Unternehmens? Die folgende Auflistung bezieht sich auf so genannte Open-Source CMS und veranschaulicht, welche Auswahlkriterien bei einem CMS relevant sind.
Ist das CMS zukunftstauglich?
Wer garantiert einem Unternehmen, dass das Content-Management-System im nächsten Jahr noch immer Bestand auf dem Markt hat? Im Rahmen eines Relaunch-Prozesses kann diese Frage im Unternehmen auftauchen. Im Hinblick auf die Zukunft haben Open-Source Content-Management-Systeme entscheidende Vorteile gegenüber kommerziellen Systemen. Denn Open-Source-Systeme können nicht im Besitz einer Firma sein und sind sozusagen frei. Daher kann ein Open-Source-CMS zum Beispiel nicht von einem Wettbewerber übernommen und eingestampft werden. Das Fortbestehen und damit die Zukunft eines freien CMS setzt jedoch eine große Verbreitung und viele Entwickler voraus, welche das CMS einsetzen.
Dabei stellt sich automatisch eine weiterführende Frage: Wird das CMS, welches im Unternehmen verwendet wird, regelmäßig auf dem neuesten technologischen Stand sein? Auch in diesem Punkt hat ein Open-Source CMS einen entscheidenden Vorteil im Gegensatz zu einem kommerziellen System. Zum einen fallen für Open-Source CMS keine Lizenzgebühren an, darüber hinaus steht hinter diesen Content-Management-Systemen immer eine Entwickler-Community. Die Vielzahl an passionierten Entwicklern widmet sich der Weiterentwicklung, Aktualisierung und Sicherheit. Dabei lässt sich grundsätzlich sagen, dass das Risiko in Bezug auf die Zukunftsfähigkeit mit der Größe der Entwickler-Community sinkt. Der Grund hierfür ist einfach: Ab einer gewissen Verbreitung stehen dem Verlust eines CMS zu viele Interessen entgegen.
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Wie sicher ist das zukünftige CMS?
Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines Content-Management-Systems ist die Sicherheit. Besonders populäre Content-Management-Systeme sind ein beliebtes Ziel für Hacker. Doch gerade Open-Source CMS wie TYPO3 haben als maßgebliche Sicherheitsunterstützung die große Entwickler-Community und ein eigenes TYPO3 Security Team, welches unter anderem auch eingereichte Erweiterungen prüft. Durch ihr Engagement werden Sicherheitslücken schnell erkannt und mit Sicherheitspatches geschlossen. Des Weiteren stellt die Systemarchitektur des Content-Management-Systems einen grundlegenden Sicherheitsaspekt dar, der bei der Auswahl Berücksichtigung finden sollte. Wichtig ist dabei die Verteilung und individuelle Absicherung auf einzelne Servern. Zudem können auch Nutzer die Sicherheit eines CMS beeinflussen, indem sie beispielsweise ein schwaches Passwort wählen und damit eine Angriffsfläche für Hacker bieten. Deshalb sollte ein CMS höhere Anforderungen bei der Wahl eines sicheren Passworts an den Nutzer stellen.
Flexibilität für die Inhaltspflege
Einige Content-Management-Systeme geben durch eine festgelegte und starre Struktur bereits vor, wie der Content ins System eingepflegt werden sollte. Demgegenüber überlassen es andere CMS den Entwicklern, wie das System aufgebaut und der Content aufbereitet werden kann. Mit zunehmenden Tempo – dem Unternehmen heute schon unterliegen – steigen auch die Anforderungen an die Flexibilität der Website und damit an die Inhaltspflege. Ein Redakteur muss daher eine komplexe Website gut strukturieren und mit unterschiedlichsten Inhaltsbausteinen bestücken können, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können.
Benutzerfreundlich? / “Ease of use”
Eine einfache und intuitive Bedienung des Content-Management-Systems steigert automatisch die Akzeptanz bei den Redakteuren und Nutzern. Um effizienter Arbeiten zu können sollte deshalb bei der Wahl des CMS auf ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit geachtet werden. Einige Content-Management-Systeme wie beispielsweise Neos besitzen im Gegensatz zu anderen Systemen bereits ein so genanntes Frontend-Editing. Diese Funktion ermöglicht es den Redakteuren Inhalte auf der Website direkt zu bearbeiten, ohne dabei mit Backend-Formularen arbeiten zu müssen. Die Arbeit mit Backend-Formularen erfordert nämlich ein gewisses Abstraktionsvermögen für die eigentliche Inhaltspflege.
Performance: Geschwindigkeit zählt
Vor allem für den Nutzer, aber auch für das Google-Ranking sind schnelle Ladezeiten entscheidend und damit ein erfolgsabhängiges Kriterium. Aber Vorsicht vor einem pauschalen Vergleich der Systeme. Denn einem System liegt immer auch ein Server zugrunde und jedes CMS hat andere Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Webservers. Erst wenn die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind, lässt sich vergleichen. Ein schnelles, aber nacktes CMS hilft jedoch nicht, wenn über Plugins bzw. Erweiterungen unzählige Javascript-Bibliotheken geladen und nicht gezielt eingesetzt werden.
Darüber hinaus ist es möglich, die Performance eines CMS außerdem durch die richtige Konfiguration des so genannten Caches deutlich zu verbessern, sowohl anwendungsseitig als auch serverseitig. Der bewährte Varnish Cache lässt sich zum Beispiel für TYPO3 sehr einfach anbinden und bringt einen erheblichen Performance-Schub. In Bezug auf die Performance lassen sich CMS nicht pauschal vergleichen, da hier noch ganz andere Kriterien ausschlaggebend sind. Viel wichtiger ist hier also zu bewerten, welche Maßnahmen unterstützt das CMS bereits von Haus aus oder durch Erweiterungen.
Welche Kosten entstehen beim CMS?
Für ein individuell angepasstes Content-Management-System sind finanzielle Investitionen nötig. Auch wenn für ein Open-Source CMS keine Lizenzgebühren anfallen, entstehen für die Realisierung einer CMS-gestützten Website verschiedene Kosten. Die Realisierung erfolgt in der Regel in Form eines Projektes und umfasst Beratung, Konzeption, Webdesign, Webentwicklung, Suchmaschinenoptimierung und Projektmanagement sowie Zusatzleistungen wie Textierung, Fotografie, Illustration. In Bezug auf die Umsetzungsgeschwindigkeit und laufende Kosten für ein Relaunch oder Launch, hat die Auswahl des CMS maßgebliche Auswirkungen auf die Kosten. Entscheidet man sich für ein individuelles Design, welches die Markenwerte besser transportieren kann, so muss man die hierfür benötigten responsive Templates ebenfalls individuell umsetzen und integrieren.
Der Unterschied bei den Content Management Systemen ist hierbei unrelevant, denn der Kostenunterschied beschränkt sich vorwiegend auf die Erweiterungen. Hier haben die Systeme einen Vorteil, die nicht nur viele sondern auch aktuelle Erweiterungen (Plugins) mitbringen und vor allem die geforderten Anforderungen abdecken. Müssen Erweiterungen wiederum bei den zur Auswahl stehenden CMS individuell programmiert werden, so sinken die Kostenunterschiede erheblich. Außerdem unterscheiden sich auch die Preise der Realisierungspartner, die ein CMS empfehlen. Daher empfiehlt es sich in einem Lastenheft alle Muss-, Soll-, Kann-Anforderungen zu formulieren, um für alle die gleichen Voraussetzungen zu schaffen. Auch für den Betrieb eines CMS fallen Kosten an, wie beispielsweise für das Hosting, Updates oder Support.
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Erfüllt das CMS internationale Anforderungen?
Eine internationale Ausrichtung stellt auch an das CMS eigene Anforderungen. Den Umgang mit mehreren Sprachen beherrschen die meisten CMS, ob nativ oder über Erweiterungen. Interessant wird es jedoch bei der Kombination mit mehreren Sprachen und Länderseiten, wenn mehrere Domains und Sprachen zentral über ein System gesteuert und dabei von unterschiedlichen Zuständigkeiten mit Inhalten befüllt werden. Sollen über das CMS unterschiedliche Länder-Domains gesteuert werden, so empfiehlt sich ein CMS, bei dem das so genannte Multidomain-Handling nativer Bestandteil ist und nicht erst nachgerüstet werden muss.
Nur wenn diese Funktionalität wie beim TYPO3 CMS im Kern des Systems verankert ist, ergibt sich auch ein tatsächlicher Vorteil daraus. So können für unterschiedliche Domains verschiedene Sprachen und Benutzerrechte sowie Workflows zentral definiert werden. Ist das Ziel, aus Deutschland auch Kunden in den USA oder Asien zentral über ein CMS zu erreichen, so empfiehlt sich in der Regel für schnellere Ladezeiten eine Spiegelung der Inhalte auf Servern im jeweiligen Land oder Kontinent.
Unterstützt das CMS Workflows?
Ein Content-Management-System unterstützt ein Unternehmen idealerweise mittels Workflows, unter anderem auch in den individuellen Abläufen seiner Organisation. Workflows helfen beispielsweise bei der Kontrolle und Organisation der einzelnen Arbeitsschritte oder der allgemeinen Definition eines Arbeitsvorgangs. Der gesamte Inhalt findet sich im System zusammen, wird anschließend kontrolliert, genehmigt und dann als freigegebener Inhalt auf der Website veröffentlicht. Für die Redakteure sollte demnach das CMS ein Arbeitsumfeld bieten, welches die einzelnen Arbeitsschritte unterstützt. Dadurch haben die Benutzer nur Einblicke in ihren Arbeitsbereich, ohne von den Arbeitsabläufen der anderen Bereiche beeinflusst oder gestört zu werden. Diese Bereichsaufteilung innerhalb eines Content-Management-Systems beugt zudem Fehler vor.
Welche Rechte und Rollenverteilung bietet das CMS?
Wer darf was im CMS? Mehrere Redakteure bzw. Fachabteilungen arbeiten in einem Unternehmen mit dem CMS an der Inhaltspflege der Website. Bei der Wahl des CMS ist es daher notwendig einen Blick auf die Möglichkeiten der Benutzerverwaltung zu werfen. Die Benutzerverwaltung regelt die Verteilung der Benutzer sowie deren Rechte und Rollen im CMS.
Während manche Content Management Systeme wie z.B. WordPress fest vorgegebene Rechte und Rollen mitbringen, welche sich nur durch Plugins erweitern lassen, ermöglicht z.B. TYPO3 eine feingranulare Regelung der Benutzerrechte. Das kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn viele unterschiedliche Benutzer mit dem CMS arbeiten. Dabei kann der Praktikant beispielsweise nur neue Inhalte einpflegen, aber keine bestehenden löschen. Wiederum können verschiedene Abteilungen jeweils nur auf bestimmte Dateien zugreifen oder der Verantwortliche in der Auslandsvertretung nur News veröffentlichen.
Eine klare Unterteilung der Benutzerrechte und -rollen in einem CMS fördert neben einer deutlichen Übersicht der Aufgabenbereiche, auch die Benutzerfreundlichkeit und beugt Missverständnisse zwischen den einzelnen Redakteuren vor. Wichtig ist dennoch, im Voraus zu überlegen, wer welche Berechtigung haben darf. Wenn auch zukünftig jeder Benutzer alles darf, entfällt dieses Kriterium bei der Auswahl des CMS.
Ein abschließendes Fazit
Bei der Wahl eines CMS sind immer die individuellen Anforderungen des Unternehmens und die zukünftige Kommunikationsstrategie ausschlaggebend. Die genannten Kriterien sind daher individuell zu gewichten und sollen mittelständischen Unternehmen eine erste Orientierung bei der Auswahl geben. Alle Kriterien noch einmal im Überblick:
- Zukunftssicherheit
- Sicherheit
- Flexibilität
- Benutzerfreundlichkeit
- Performance
- Kosten
- Internationalität
- Workflows
- Benutzerrechte
In einer sich immer schneller drehenden Welt, sollte ein CMS ein hohes Maß an Flexibilität mitbringen, um sich stets dem Unternehmen anpassen zu können – so gelingt Zukunft.
In unserem großen Vergleichtest zwischen den populären Content Management-Systemen TYPO3 und WordPress haben wir uns übrigens genau diese Kriterien in Bezug auf die beiden CMS genauer angesehen.
