Webinare im B2B: In 7 Schritten zum perfekten Lead-Magneten

Es ist kein Hexenwerk: Mit diesen einfachen Maßnahmen gelingt auch Ihnen ein Webinar, das das Zeug zum Lead-Magneten hat.

Webinare ermöglichen es Ihnen und Ihrem Publikum, einen Namen mit einem Gesicht und eine Stimme mit einem Namen zu verbinden. Sie können damit Leads gewinnen und qualifizieren und währenddessen eine persönliche Beziehungen zu Ihren potentiellen Kunden aufbauen.

Beginnen wir zuerst mit der einfachen Frage:

Was ist ein Webinar?

In einem Webinar wird ein Vortrag oder ein Seminar per Video-Livestream online durchgeführt. Anders als bei einem Webcast ermöglicht es das Live-Format, interaktiv Gespräche zwischen den Vortragenden und den Teilnehmern zu führen.

Ein weiterer Vorteil an diesem Kommunikations-Format ist seine Standort-unabhängigkeit, die auch in Zeiten, in denen Messen, Ausstellungen und Produktpräsentationen abgesagt werden müssen, eine persönliche Interaktion zwischen Ihnen, Ihren Kunden und Interessenten ermöglicht.

Grundregeln der Professionalität

Die Teilnehmer Ihres Webinar widmen Ihnen ihre Zeit – diesen Aufwand sollten Sie respektieren. Wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass Sie schlecht vorbereitet sind, werden sie Ihr Angebot im schlimmsten Fall als Zeitverschwendung empfinden (und dann auch an keinen weiteren Terminen mehr teilnehmen).

Für Webinare gelten also grundsätzlich dieselben Regeln wie für alle Geschäftstermine:

  • Pünktlich beginnen.
  • Die angekündigte Zeiten einhalten.
  • Wenn eine Präsentation eingesetzt wird, muss sie gut sein.

Genaue Vorbereitung ist das A und O für den erfolgreichen Verlauf Ihrer Webinars. Auf was Sie besonders achten müssen, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

1. Mit der Zielgruppe in Kontakt kommen und bleiben

Webinare locken allein schon durch ihre begrenzte Verfügbarkeit: Da die Teilnahme nur zu einer bestimmten Zeit möglich und die Teilnehmerzahl begrenzt ist, ist es umso verlockender, sich dafür anzumelden. Interessenten sind in der Regel gerne bereit, im Tausch für die Teilnahme am Webinar ihre Kontaktdaten, wie die Mailadresse, herauszugeben.

Im Anschluss zur Anmeldung ergibt sich die erste Gelegenheit, mit den Teilnehmern in Kontakt zu kommen. Versenden Sie eine Anmeldebestätigung mit den wichtigen Eckdaten und erkundigen Sie sich, ob bereits Fragen oder ein bestimmtes Problem vorhanden sind. Damit signalisieren Sie Interesse und die Bereitschaft, auf Ihre Teilnehmer einzugehen.

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Bleiben Sie auf jeden Fall im Anschluss mit den Teilnehmern in Kontakt. Bieten Sie an, bei Interesse ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten oder einen Gesprächstermin, bei dem offene Fragen geklärt werden können. Und bleiben Sie dran, wenn es nicht direkt zu einem Abschluss kommt.

Positionieren Sie sich als interessierter und engagierter Geschäftspartner. Sie können um Feedback bitten, das für Sie auch hilfreich ist, um weitere Webinare zu planen. Erstellen Sie eine kurze Umfrage unter den Teilnehmern und fragen Sie gezielt danach, für welche Themen Sie sich noch interessieren. Seien Sie die Lösung für die Probleme Ihrer Zielgruppe!

Denken Sie daran, dass jede Kontaktaufnahme mit einem potentiellen Mehrwert für den Teilnehmer verbunden ist, da sonst schnell der Eindruck entsteht, dass es sich um eine Werbeveranstaltung dreht. Das schreckt eher ab.

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2. Das Webinar-Team

Es ist nicht ratsam, ein Webinar alleine durchzuführen. Während des Webinars ist es für eine Person schwierig, alle Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Sich parallel auf Moderation, Technik und Interaktion (über den Chat) zu konzentrieren, ist schlicht unmöglich. Wenn dann technische Störungen auftreten, ist das Webinar schneller vorbei, als es angefangen hat.

Deshalb gilt: Holen Sie sich Unterstützung und bauen sich ein Webinar-Team auf.  Idealerweise besteht dieses aus vier Teammitgliedern, die verschiedene Aufgabenschwerpunkte haben.

Der Veranstalter 

  • Er ist hauptverantwortlich für Organisation und Bewerbung des Webinars.
  • Er bestimmt Ablauf, Inhalte und Zeitpunkt.
  • Die Auswahl der geeigneten Referenten liegt bei ihm.
  • Er ist verantwortlich für die Kommunikation mit den Teilnehmern – vorher und nachher.

Der Moderator 

  • Er führt durch das Webinar und übernimmt die Moderation.

Der Referent: 

  • Er ist der Fachmann, der das Expertenwissen einbringt. 
  • Seine Aufgabe ist die Entwicklung und Durchführung der Präsentation.

Der Assistent: 

  • Er hilft dem Veranstalter bei der Organisation.
  • Seine Hauptaufgabe ist jedoch die Unterstützung des Moderators während des Webinars: Chat prüfen, Meldungen sortieren, Technik richten etc.
  • Somit sichert er den störungsfreien Ablauf des Webinars.

Eine Person kann mehr als einen Aufgabenschwerpunkt übernehmen, jedoch sollte Ihr Team aus mindestens zwei Personen bestehen.

3. Auswahl des Themas

Jedes Unternehmen hat die gleiche Aufgabe: Probleme lösen. Ihr Produkt, Ihre Dienstleistungen und natürlich auch Ihr Webinar-Thema sollten von diesem Gedanken  geprägt sein. Die erste Aufgabe besteht also darin, herauszufinden, was die Probleme Ihres potentiellen Publikums sind. Ihr Webinar sollte dann eine Lösung dazu anbieten.

Aber woher können Sie das wissen, welche Probleme Ihre potentiellen Kunden mitbringen? Es gibt verschiedene Möglichkeiten dies herauszufinden:

  • Sie können im Vertrieb nachfragen, welche Fragen immer wieder gestellt werden. 
  • Werten Sie aus, welche Seiten besonders häufig aufgerufen werden oder welche Ihrer Beiträge besonders viel Traffic generiert haben.
  • Der Launch von Produktneuheiten oder neuen Serviceleistungen, die von Ihren Kunden erwartet werden, bietet sich auf jeden Fall als Thema an.

Aber Vorsicht! Ihr Webinar darf nicht zur Dauerwerbesendung ausarten. Natürlich kann sich ein Webinar ausschließlich um eines Ihrer Produkte drehen, die Inhalte dürfen aber nicht zu werblich sein.

4. Webinar-Format bestimmen

Welche Webinar-Formate gibt es? Welches passt zu meinem Thema?

Das entscheidende Merkmal, das alle guten Webinare vereint, ist die Möglichkeit zum Austausch – davon abgesehen aber gibt es unterschiedliche Wege, das Webinar durchzuführen. Welche der folgenden Vorschläge sich für Ihr Unternehmen eignet, hängt zum Beispiel von der Teilnehmerzahl ab, aber natürlich auch vom Thema.

Der Klassiker

Ein Referent führt durch das Webinar.

Vorteile: 

  • Sehr gut geeignet für geringe Teilnehmerzahlen.
  • Hohe Effektivität durch klare zeitliche, inhaltliche und arbeitsmäßige Struktur.
  • Direkte und individuelle Rückkopplung mit den Teilnehmern bei überschaubarer Teilnehmerzahl.

Webinar in Interviewform

Ein Moderator stellt Fragen, die ein Referent beantwortet.

Vorteile: 

  • Dynamischer Verlauf, aber umfassende Vorbereitung notwendig.
  • Für größere Teilnehmerzahlen geeignet.

Moderierte Podiumsdiskussion

Ein Moderator und mehrere Referenten kommen zu einem Fachgespräch zusammen, in dessen Verlauf auf verschiedene Fragestellungen eingegangen wird.

Vorteile: 

  • Größere Dynamik als bei der Interviewform und dadurch ebenfalls: 
  • Für größere Gruppen optimal. 

Diese Form erfordert allerdings intensive Vorbereitung und klare Absprachen untereinander, da das Webinar sonst schnell unübersichtlich wird. Außerdem ist es wichtig, die Redezeiten fest einzuteilen, damit alle Beteiligten zu Wort kommen.

Fragerunde

Diese Art ist dem dem Interviewformat ähnlich, jedoch werden die Fragen der Teilnehmenden bereits vor dem Webinar gesammelt. Diese werden während des Webinars vom Referenten beantwortet.

Vorteile:

  • Ablauf und Inhalte können gezielt auf Teilnehmerinteressen angepasst werden.
  • Der Ablauf ist dadurch planbarer. 
  • Die Antworten können vorbereitet werden.

Die unterschiedlichen Formate können kombiniert werden. Auf jeden Fall bietet es sich an, zum Ende des Webinars eine offene Fragerunde einzuplanen. Dabei sollten Sie auf eine klare Struktur und gutes Zeitmanagement achten. Sie müssen vor allem im Blick behalten, dass die knappe Redezeit gerecht aufgeteilt wird, so dass sich niemand benachteiligt fühlt.

5. Gestaltung des Ablaufs

Wesentlich für den erfolgreichen Ablauf des Webinars ist eine transparente Kommunikation mit den Teilnehmer. Damit Ihre Zuschauer wissen, was auf sie wartet, versenden Sie vorab einen Zeitplan, dem zu entnehmen ist, was wann kommt und wer es vorträgt, auf den Sie auch im Einführungsteil Ihres Webinars erneut hinweisen.

Time is money.

Dagobert Duck

Wichtig: Ein Zeitplan ist nur dann gut, wenn Sie sich daran halten. Behalten Sie die Zeit stetig im Blick.

Einführung

Im ersten Teil erfolgt die Begrüßung, eine kurze Vorstellung Ihrer Person und, wie bereits erwähnt, eine Info zum zeitlichen Ablauf. Erkundigen Sie sich bei den Teilnehmern, ob die Übertragung von Bild und Ton funktioniert und erklären Sie, welche Möglichkeiten der Interaktion (z.B. Chat) vorhanden sind. Wichtig ist auch mitzuteilen, wann die teilnehmenden Personen ihre Fragen stellen können – während des Webinars oder zum Ende. 

Hauptteil

Nun beginnt die Vorstellung Ihrer Inhalte. Abwechslung schaffen Sie, wenn Sie diese mit einer guten Präsentation verbinden, die bei Bedarf eingeblendet wird. Wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit zu Zwischenfragen gegeben haben, gehen Sie kurz darauf ein, beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen. Denn andere Teilnehmer könnten gelangweilt werden, wenn Spezialfragen ausführlich behandelt werden. Verweisen Sie auf die Möglichkeit, einen Termin zu vereinbaren, wenn größerer Informationsbedarf besteht.

Abschluss

Zum Abschluss kann eine offene Fragerunde eingeplant werden. Bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit und kündigen Sie ggf. schon den nächsten Termin an.

6. Technische Ausstattung und Räumlichkeit

Viele Computer und Laptops haben integrierte Webcams, die grundsätzlich für die Durchführung eines Webinars verwendet werden können. Die Videoqualität einer eigenständigen Webcam ist jedoch deutlich besser, zudem können Sie mit einer Standalone-Kamera den Bildausschnitt, der übertragen wird, einfacher und flexibler selber auswählen. Diese können über USB mit dem Computer verbunden werden.

Damit Ihre Inhalte ankommen!

Angemessene Aufmerksamkeit sollte der Headset-Auswahl gewidmet werden. Egal, wie interessant Ihr Webinar ist, wenn die Teilnehmer Sie nicht hören können oder die Übertragungsqualität zu schlecht ist, werden Ihre Teilnehmer abspringen. Zwar verfügen die meisten Notebooks über eingebaute Mikrofone und Lautsprecher, diese bieten aber in der Regel eine niedrige Klangqualität; außerdem besteht hier das Risiko von Echo- und Rückkopplungseffekten.

Wie bei der Webcam empfiehlt es sich, für ein gutes Webinar also auf zusätzliche Technik zu setzen. Wenn Sie planen, das Webinar im Sitzen durchzuführen, ist ein USB-Headset dafür ideal. Falls Sie während des Webinars aufstehen werden, um z.B. etwas auf ein Whiteboard zu schreiben, sollten Sie sich für ein Bluetooth-Headset entscheiden.

In beidem Fällen liegt die Klangqualität im Vergleich zu einem eingebauten Mikrofon wesentlich höher. Achten Sie zusätzlich darauf, dass das Mikrofon des Headsets mit einem Popschutz ausgestattet ist. Dieser mildert den Luftstoß ab, der beim Sprechen entsteht.

Wenn für Ihr Webinar eine Gesprächsrunde oder ein Interview geplant ist, kann auch eine Freisprecheinrichtung verwendet werden. Je nach technischer Ausstattung ermöglicht diese Einrichtung eine Schallübertragung in einem Umkreis von bis zu drei Metern. Zudem entfernt sie akustische Echos und Geräusche, was beträchtlich zur Steigerung der Übertragungsqualität des Gesprächs führt.

Wenn Sie Inhalte wie Präsentation, Infografiken oder Videos während des Vortrags teilen möchten, überprüfen Sie, ob und wie dies über Ihren Bildschirm bzw. die Webinar-Plattform möglich ist.

Aus Gründen: Haben Sie das letzte Windows-Update bereits ausgeführt?

Wenn Sie zum Abschluss sicherstellen, dass Ihre Notebook softwaremäßig auf dem aktuellen Stand ist, steht der Durchführung Ihres Webinars von der Technik-Seite nichts mehr im Wege.

Geeignete Räumlichkeit einrichten 

Ein ruhiger Ort mit stabiler Internetanbindung, in dem möglichst eine freie Wand vorhanden ist oder geschaffen werden kann: So sieht der optimale Ort für die Webinar-Übertragung aus. Damit es keine Halleffekte gibt, sollte er weder zu groß noch zu leer sein. Die Wand im Hintergrund ist idealerweise neutral und kann bei Bedarf zusätzlich mit dem Firmenlogo ausgestattet werden.

Gute Beleuchtung sollte Sie ins rechte Licht rücken und Schlagschatten vermeiden. Achten Sie auch darauf, dass es kein starkes Gegenlicht und keine Überstrahlung gibt. Halten Sie sich auch bei der Wahl Ihrer Kleidung zurück, was knallige Farben und Muster betrifft (auch um den Moiré-Effekt zu vermeiden), damit Ihr Content im Vordergrund bleiben kann.

Diese Punkte sind wichtig, damit während des Webinars eine angenehme Atmosphäre entstehen kann. Der Einfluss der Räumlichkeiten auf die Stimmung und das Wohl- befinden der Teilnehmer ist nicht zu unterschätzen.

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Üben und überprüfen

Wenn die Inhalte geplant sind, die Technik überprüft wurde, die Räumlichkeit gefunden und vorbereitet ist, kommt die Zeit, den Ablauf des Webinars einzuüben, um um ein Gefühl für die Länge der Präsentation und den Einsatz der Technik zu bekommen. Dies ist essentiell, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, aber im Falle eines Falles auch souverän auf Abweichungen reagieren zu können.

  • Es muss nicht alles perfekt sein, aber diese Übungen werden Ihnen helfen, nicht zu nervös zu sein.
  • Planen Sie eine Generalprobe mit Kolleginnen und Kollegen. Diese können im Anschluss wertvolles Feedback für den Kundentermin geben. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, die Technik unter Live-Bedingungen zu überprüfen.
  • Erstellen Sie unbedingt eine Checklist, die Ihnen hilft, sich an den geplanten Ablauf zu halten.

7. Webinar bewerben

Kündigen Sie Ihr Webinar rechtzeitig an und geben Sie Interessierten so die Möglichkeit, den Termin einzuplanen und sich verbindlich anzumelden. Ohne Bewerbung keine Leads.

  1. Einladung von Bestandskunden: Termineinladung über E-Mail.
  2. Ankündigung auf Social Media-Kanälen und B2B-Plattformen.
  3. Kündigen Sie den Termin zentral auf Ihrer Website an, beispielsweise mit einem Banner auf der Homepage.
  4. Weisen Sie in Ihrem Newsletter auf die Veranstaltung hin.
  5. Richten Sie eine Landingpage mit Anmeldeformular und allen notwendigen Infos ein.
  6. Am Veranstaltungstag selbst: Eine letzte Erinnerungsmail mit Link zum Webinar an alle Teilnehmer versenden.

Zusatztipps

  • Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie noch nicht genug über das Thema Webinar-Durchführung erfahren haben, melden Sie sich doch selber bei einem guten Angebot an. Gerne zu einem Thema, das sie selbst interessiert. Wichtig bei der Auswahl ist, darauf zu achten, dass Sie einen erfolgreichen Anbieter wählen, denn dieser weiß offensichtlich, wie es geht. Frei nach dem Motto: Bei Profis lernen.
  • Mut zur Lücke: Erwarten Sie nicht, dass bereits Ihr erstes Webinar zum großen Erfolg wird. Jeder fängt klein an. Wichtig ist, dass Sie die offensichtlichen Fehler von Beginn an meiden, ein guter Ruf baut sich aber über die Zeit auf. Falls ein Fehler passiert, souverän reagieren, lernen und in Zukunft besser machen. Profis fallen nicht vom Himmel.
  • Wenn Ihr Webinar erfolgreich war, können Sie dieses als Video auf Ihrer Website einbinden. Vielleicht verfügen Sie bereits über einen YouTube-Kanal, dann gehört das Video natürlich dorthin! Die Bedeutung von Video-Inhalten nimmt stetig zu. Sie können Ihr Webinar-Video über Social Media oder Ihre Website im Snackable Content Format anteasern.
  • Die Länge Ihres Webinars hängt davon ab, was genau Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen und welche Inhalte Sie teilen möchten. Wenn Sie Ihr Publikum regelmäßiger ansprechen wollen, sind kürzere und häufigere Webinare besser geeignet. Komplexe Produktvorstellungen und erklärungsbedürftige Inhalte nehmen mehr Zeit in Anspruch, aber versuchen Sie eine Länge von max. einer Stunde einzuhalten. Nach dieser Zeit nimmt die Konzentration ab und die Gefahr besteht, dass die Teilnehmer frühzeitig aussteigen.
  • Versuchen Sie es doch einmal mit einem Mittagspausen-Webinar. Vielleicht ist das für Sie das richtige Format zum Einstieg! Laden Sie zu einem 30-minütigen Webinar zur Mittagszeit ein. Planen Sie nicht zu komplexe Inhalte, denn es ist durchaus möglich, dass Ihr Publikum parallel zu Ihrem Vortrag mit dem Mittagessen beschäftigt ist. Aus zeitlichen Gründen wird wahrscheinlich nur eine sehr kurze Fragerunde möglich sein, denken Sie deswegen unbedingt daran, die Teilnehmer direkt im Anschluss um Rückmeldung zu bitten.

Mit diesen grundlegenden Tipps sind Sie gut vorbereitet für Ihr erstes Webinar. Der beste Zeitpunkt, damit anzufangen, ist jetzt gleich. Viel Erfolg!

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