Was ist HubSpot – und wann ist es das richtige Tool für mich?

Die Softwarelösung HubSpot ist ein modular aufgebautes Tool, mit dem Inbound Marketing, Vertrieb und Service eng miteinander verzahnt, strategisch gesteuert und stark automatisiert werden können. Wir beschreiben, was das bedeutet, wie es funktioniert und ob HubSpot auch für Ihr Unternehmen eine Lösung sein kann.

Sie haben in den letzten drei Monaten mehrere neue Landingpages geschaltet, eine E-Mail-Kampagne und zwei Social-Ads-Kampagnen losgetreten, ein ganzer Schwung Leads ist dabei herausgekommen, aber so ganz genau wissen Sie nicht, welche der Maßnahmen jetzt wirklich den gewünschten Erfolg gebracht hat – und Ihr Vertriebsmitarbeiter ist sich nicht sicher, wie er all diese potentiellen Kund:innen am besten ansprechen soll?

Oft genug arbeiten Marketing und Vertrieb nebeneinander her, ohne wirklich miteinander zu sprechen. So weiß man im Marketing vielleicht, welche Maßnahme besonders viele Leads gebracht hat, erfährt aber nie, ob aus diesen Leads auch wirklich Verkäufe oder Verträge erwachsen sind.

Das Problem daran: Die Erfolgskriterien für bestimmte Maßnahmen sind zu eindimensional, um wirklich zu bewerten, welche Maßnahmen effektiv und erfolgreich waren.

Zusammenarbeit bringt Erfolg

Um diese Schwierigkeit zu lösen, müssen Marketing und Vertrieb enger verzahnt werden, müssen nicht nur die Kolleg:innen mehr miteinander sprechen, es braucht auch gemeinsame Zielvorstellungen, übergreifende Kriterien für Reporting und Bewertung und vieles mehr.

Ohne ein geeignetes Tool, mit dem sich alle Informationen verbinden lassen, ist es kaum möglich, bei einer Vielzahl von Maßnahmen den Überblick zu behalten. HubSpot verspricht, dies als Tool leisten zu können – erfordert aber eben auch den Willen aller Beteiligten, ihre eigene Arbeitsweise so anzupassen, dass alle Kolleg:innen in ihrer Arbeit davon profitieren können.

Die Aussagen über HubSpot treffen wir nach bestem Wissen, aber ohne Gewähr und mit Stand Februar 2022. Im Zweifel gelten für das Tool immer die von HubSpot selbst herausgegebene und ggf. aktualisierte Informationen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist HubSpot?

Im Zentrum von HubSpot steht das eigene CRM, das System zum Customer Relationship Management, also auf Deutsch: die Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Der zentrale Gedanke hinter dem ganzen System ist es, die Beziehungen zu einzelnen Kundinnen und Kunden, und das heißt auch: die Kommunikation mit ihnen, ihre Daten und Bedürfnisse, miteinander in Beziehung zu setzen und für die Kommunikation mit den Kund:innen fruchtbar zu machen.

Das CRM im Zentrum

Ausgehend vom System zum Customer Relationship Management, das HubSpot kostenlos zur Verfügung stellt, lassen sich verschiedene Funktionen und Module von HubSpot nutzen, um den Kontakt zu Kund:innen an allen denkbaren Punkten ihrer Customer Journey zu vereinfachen.

Dazu gehören zum Beispiel Tools zum raschen Erstellen von Landingpages. Werbeanzeigen, die auf die Seiten verweisen, können direkt mit eingeplant und verwaltet werden, ihr Erfolg lässt sich dann natürlich auch kontrollieren. Sollte jemand über das integrierte Formular Kontakt aufnehmen, so wird der entsprechende Datensatz direkt ins CRM übertragen.

Nahtlose Weiterführung der Kommunikation

Im System bleibt nun auch erkennbar, in welchem Kontext der Kunde gewonnen wurde, so dass die weitere Kommunikation direkt auf diese Umstände angepasst werden kann – idealerweise wird so eine Kundin unmittelbar, zeitnah, persönlich und zielgerichtet angesprochen.

Einer bruchlosen Übergabe eines Erstkontaktes steht so nichts mehr im Wege: Alle Mitarbeiter:innen können sofort auf die Kommunikation zugreifen, die für ihre Arbeit wichtig ist.

Die gezielte Ansprache wird auch dadurch leichter, dass HubSpot die Kontaktdaten mit seiner Datenbank von Unternehmen abgleichen kann, so dass Sie in vielen Fällen ohne weitere Recherche die Kerndaten zu dem Unternehmen vorliegen haben, mit dessen Vertreter:in Sie ins Gespräch kommen wollen.

Betreuung auch im Service

Das HubSpot CRM bietet auch bei bestehenden Kundenverbindungen weitere Funktionen: So lassen sich nicht nur unterschiedlichste Informationen über die Zusammenarbeit mit dem Kund:innen im System abbilden, es besteht auch die Möglichkeit, für das Unternehmen ein eigenes Ticketsystem einzurichten, mit dem Support-Anfragen betreut werden können.

E-Mails en gros und en détail

HubSpot erlaubt den Versand von Newslettern in größerer Menge ebenso wie von hochgradig personalisierten Nachrichten, die sich nur an bestimmte Kund:innen richten oder stets automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt nach der ersten Kontaktaufnahme versandt werden.

Was genau Sie dabei an wen verschicken, lässt sich nach einer Vielzahl von Kriterien entscheiden und voreinstellen. Denn die Automation des Marketing ergibt ja nur dann wirklich Sinn, wenn zugleich in möglichst großem Maße auf die Bedürfnisse der konkreten Kund:innen eingegangen werden kann, wenn also die Personalisierung möglichst groß ist.

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Was kann HubSpot?

HubSpot ist im Kern ein Tool, das dazu dienen soll, alle Maßnahmen des Inbound Marketing zu bündeln und zu steuern; alle spezifischen Funktionen basieren dabei auf dem zentralen CRM-System.

Was bietet HubSpot?

HubSpot bietet eine ganze Reihe von Modulen mit jeweils spezifischen Funktionen an, die in vier verschiedenen Bereichen oder “Hubs” zusammengefasst sind. Diese “Hubs” verbinden jeweils Funktionen, die Unternehmensbereichen wie Marketing oder Vertrieb zugeordnet werden können, bzw. Funktionalitäten technischer Art wie ein in Hubspot integriertes Content Management System oder Möglichkeiten des Reporting.

Was macht HubSpot?

Das Ziel von HubSpot ist es, Arbeitsprozesse in Marketing und Vertrieb, die mit der Erstellung und Verwendung von Content zusammenhängen, stärker miteinander zu verbinden und zugleich so weit wie möglich zu automatisieren.

Welche Funktionen bietet HubSpot?

HubSpot organisiert seine Funktionen und Module in verschiedenen Bereichen, sogenannten “Hubs”.

Marketing Hub

In seinem Marketing Hub konzentriert HubSpot Tools zur Vereinfachung und Automatisierung wesentlicher Online-Marketing-Prozesse. Dazu gehört etwa Social Media Management mit einem Tool, das einen Blick über die Interaktionen auf allen Kanälen ermöglicht, die Verwaltung von Werbeanzeigen (Social Ads und SEA), die Content-Pflege in Blogs und auf Landing Pages mit Kontaktformularen, bei der alle wichtigen SEO-Aspekte immer im Vordergrund stehen.

Hinzu kommen Funktionen des E-Mail-Marketings, der Leadverwaltung und natürlich Analytics-Tools, mit denen sich die Effektivität der unterschiedlichen Maßnahmen bewerten lässt.

Alle Arbeitsprozesse lassen sich dabei einerseits durch Workflows innerhalb eines Teams gut organisieren und steuern, andererseits besteht die Möglichkeit, viele Maßnahmen zu automatisieren.

CMS Hub

Um die gesamte eigene Website auf Inbound und Content Marketing hin zu optimieren, bietet der kostenpflichtige CMS Hub von HubSpot ein benutzerfreundliches Content Management System an, das mit besonderem Augenmerk auf die Leadgenerierung entwickelt wurde.

Das CMS bietet zielgerichtete Suchmaschinenoptimierung, anpassbare Design-Vorlagen und einen leicht bedienbaren Editor mit Drag-and-Drop-Funktionen. Vor allem aber gibt es für die Leadoptimierung wichtige Möglichkeiten wie adaptive Tests von unterschiedlichen Fassungen einer Seite und die vollständige Integration des CRM-Systems, so dass personalisierte Erfahrungen auf der Website möglich werden.

Sales Hub

Im Sales Hub stehen Funktionen bereit, die es einerseits erleichtern, die Disziplinen Marketing und Vertrieb zu einer starken Einheit zu fusionieren. Das betrifft insbesondere die nahtlose Integration des CRM, so dass über fest eingeplante Workflows alle Leads aus Marketing-Maßnahmen weiter verfolgt werden können.

Konkret stehen anschließend unterschiedliche Möglichkeiten zur Leadgenerierung und -betreuung zur Verfügung: Einsetzen von Sequenzen, E-Mailings, Terminkalender und Formularen zur Leadgenerierung, Tracking von E-Mails, Anrufen und Kontakten, Automatisierte Schritte zur Kontaktpflege und vieles mehr.

Wie beraten und begleiten Sie Welche HubSpot-Funktionen sind für Sie sinnvoll?

Operations Hub

Die Funktionen des Operations Hub haben vor allem das Ziel, Geschäftsprozesse insgesamt zu erleichtern und zu automatisieren. So werden hier erweiterte Workflows bereitgestellt, die z.B. durch Trigger automatisiert Aktionen in anderen Systemen aufrufen, es gibt Reportings, die automatisiert aus unterschiedlichen Quellen zusammengestellt werden.

Entscheidend ist, dass auch hier das CRM im Zentrum steht: Die Synchronisierung und Bereinigung von Informationen über die Kund:innen ist wichtig, damit alle Fachbereiche sie problemlos und sicher ansprechen können. Insbesondere hier wird deutlich, wie sehr HubSpot kein reines Marketingtool ist, sondern eine Umwandlung aller Geschäftsprozesse hin zu einem ganzheitlichen Umgang mit den Kund:innen von Marketing über Sales bis Service erleichtert.

Service Hub

Bestandskund:innen sollten nicht schlechter behandelt werden als potentielle Kund:innen: Für diese Zwecke bietet HubSpot im Service Hub unterschiedliche Tools an, mit denen sich Support, Onboarding und Betreuung steuern lassen.

Ob Live-Chat, Helpdesk, in E-Mails oder durch ein Ticketsystem: Es gibt viele Wege, auf denen Ihre Kund:innen sie mit Service-Anfragen kontaktieren könnten. HubSpot bietet für alle diese Wege entsprechende Software an, damit Ihr Service zügig und professionell reagieren kann. Durch gemeinsame, geteilte Nachrichtenpostfächer ist zugleich sichergestellt, dass alle betroffenen Mitarbeiter:innen Zugriff auf die entsprechenden Nachrichten haben.

Auch hier gibt es über Kontakt-Scoring, Feedback-Formulare und andere Analytics-Daten die Möglichkeit, die Effektivität und den Erfolg Ihrer Maßnahmen zu beobachten und ggf. nachzusteuern.

Mit diesem „Flywheel“ umschreibt HubSpot die angestrebte Rundum-Ansprache von Kunden in Marketing, Sales und Service. (Quelle)

Weitere Funktionen

Für alle Maßnahmen, die Sie auf der eigenen Website und anderen Plattformen umsetzen, bietet HubSpot umfassende Web- und Sales Analytics, mit denen Sie die strategische Kontrolle behalten. Durch die Verbindung von Ads, Social Media und Blog bzw. Website haben Sie die Möglichkeit, alle Vertriebs- und Umsatzkennzahlen in einem System zusammenzutragen, um so wirklich auf einen Blick zu sichten, welche Ihrer Entscheidungen von Erfolg gekrönt waren. Individuelle, auch automatisierte Reportings erlauben tiefe Einblicke in spezifische Fragen.

Wie lässt sich HubSpot in bestehende Systeme integrieren?

HubSpot lässt sich grundsätzlich über seine API an bestehende Tools, Datenbanken und weitere Systeme (etwa Ihr bestehendes CMS) anbinden. Für verbreitete Software ist dabei oft schon eine App vorhanden, die alle wichtigen Funktionen zur Verfügung stellt. Apps gibt es z.B. bereits für WordPress, Microsoft Office-Anwendungen (Word, Outlook, Teams etc.), die wichtigsten Social Media-Plattformen, Salesforce, einige Newsletter-Anbieter und viele weitere Systeme und Plattformen.

Für die Anbindung an eigene Systeme wird dabei oft ein gewisser Entwicklungsaufwand nötig sein, zumal die rein technische Anpassung nur der erste Schritt ist.

Wann eignet HubSpot sich nicht?

Aufgrund seines modularen Charakters und der kostenlosen Grundeinrichtung ist HubSpot im Grunde auch schon für kleinste Unternehmen einen Blick wert, die ihre Marketingmaßnahmen zentral steuern und beobachten wollen. Hier treten vor allem indirekte Kosten durch die Einarbeitungszeit und ggf. Anpassungen in der Arbeitsweise auf.

Der digitale Reifegrad ist entscheidend

Der ganze Funktionsumfang des Tools, der dann ja auch einige Kosten verursacht, ist allerdings nur dann sinnvoll nutzbar, wenn die Prozesse innerhalb des eigenen Unternehmens auch schon in hohem Maße digitalisiert sind, so dass eine (teilweise) Automatisierung von Prozessen, wie sie mit HubSpot angestrebt wird, überhaupt sinnvoll umgesetzt werden kann.

Sollte ein solch hoher digitaler Reifegrad bereits erreicht sein, gilt es allerdings zu prüfen, ob sich die ggf. bereits bestehende Software z.B. im Bereich CRM mit HubSpot zusammen nutzen lässt, ob ggf. ein Umstieg notwendig ist usw. Hier sollte vor der Entscheidung eine ausführliche Beratung stehen, die die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Vorgehensweise ins Licht rückt.

Abhängigkeiten können entstehen

Ein grundsätzlicher Nachteil von SaaS-Diensten wie HubSpot ist, dass Sie sich als Unternehmen grundsätzlich auf die digitale Infrastruktur des Anbieters verlassen (können) müssen. Das betrifft sowohl die Datensicherheit und Verfügbarkeit im täglichen Geschäft wie auch die Frage, ob HubSpot wirklich dauerhaft und stabil als Unternehmen auf dem Markt bleibt. (Es gibt derzeit keine Anzeichen dafür, dass es sich anders verhalten könnte.)

Je mehr Funktionalitäten von HubSpot genutzt werden sollen, desto größer wird natürlich auch Ihre Abhängigkeit von diesem einen Anbieter. Software, die Sie auf Ihrer eigenen IT-Infrastruktur betreiben, steht Ihnen natürlich auch dann weiter zur Verfügung, wenn der Hersteller der Software nicht mehr erreichbar ist. Dafür erspart ein SaaS-Anbieter Ihnen allerdings das Gros der Kosten und Aufwände, die mit dem Betreiben dieser Infrastruktur verbunden sind.

HubSpot kann nicht immer mit hoher Komplexität umgehen

Es gibt gute Gründe, HubSpot in bestehende Systeme einzubinden. Gerade für komplexe Websites, die Shopfunktionen und eigene Online-Services bereitstellen, kann es von großer Bedeutung sein, ein unabhängiges, komplexes Content Management System wie TYPO3 zu verwenden. Dieses lässt sich leichter durch Erweiterungen und API-Anbindungen an bestehende Systeme anbinden.

Hier gilt es also abzuwägen, ob eine gründliche Verzahnung zum Beispiel von TYPO3 und HubSpot nicht am besten geeignet ist, um die Anforderungen Ihres Unternehmens an eine komplexe Website und automatisiertes, effektives Marketing zugleich zu erfüllen.

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Was kostet HubSpot?

Die zunächst direkt entstehenden Kosten für HubSpot sind in der einfachsten Konfiguration gering.

HubSpot funktioniert als Software as a Service (SaaS), wird also als cloudbasierte Lösung angeboten, die von den Nutzer:innen über den Browser aufgerufen werden kann. Dadurch ist die Installation von Software auf den Arbeitsplatzrechnern einzelner Mitarbeiter:innen im Kern nicht notwendig.

Die Nutzung des CRM selbst sowie vieler Grundfunktionen der meisten Hubs ist kostenlos und soll dies laut HubSpot auch bleiben. Dazu gehören bis zu 1.000.000 Kontaktdatensätze und eine ganze Reihe von kostenlosen Tools.

Komplexe Funktionen und Tools kosten Geld

Für erweiterte Funktionen, Landingpages und Formulare ohne HubSpot-Branding, weitere Nachrichtenfächer und Zugänge sowie zur Verarbeitung größerer Datenmengen werden Gebühren fällig. Sie beginnen derzeit (Stand Februar 2022) in der einfachsten Stufe bei 41 € pro Monat. Hier (und in der kostenlosen Variante) ist zum Beispiel auch das HubSpot-CMS mit all seinen Funktionen noch nicht enthalten.

Für die leistungsstärkste Variante in der “Enterprise”-Stufe sind dann schon deutlich spürbarere 4.600 € im Monat fällig. Für die “Professional”- und “Enterprise”-Level verlangt HubSpot zusätzlich sog. “Onboarding”-Gebühren an, die mehrere Tausend Euro betragen können.

Zugleich lassen sich mehrere Hubs selbstverständlich auch gemeinsam in dann wiederum günstigeren „Bundles“ zusammen buchen. Eine ausführliche Zusammenstellung der verschiedenen Funktionen und Preisstufen findet sich hier bei HubSpot.

Die technische und organisatorische Integration ist nicht kostenlos zu haben

Neben den direkten Kosten für die Nutzung der Tools und der verschiedenen Hubs entstehen weitere Kosten und Aufwände, falls die Funktionen von HubSpot vollständig in eine bestehende Website integriert werden sollen.

Auch sollte nicht unterschätzt werden, wie lange und aufwändig der Prozess sein kann, die bestehenden Prozesse in HubSpot umzusetzen bzw. seine eigenen Arbeitsweisen den Möglichkeiten anzupassen, die das System bietet. Auch wenn die Nutzung des Tools in vielen Fällen recht intuitiv sein mag: Nicht alle Mitarbeiter:innen werden das gleichermaßen so empfinden, und Schulungen werden auf jeden Fall dafür notwendig sein.

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Was muss man sonst noch über HubSpot wissen?

Ist die Nutzung von HubSpot DSGVO-konform?

Grundsätzlich können Sie HubSpot so nutzen, dass es mit den von der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgegebenen Rahmenbedingungen konform geht. HubSpot hat dazu diverse Tools und einen Leitfaden erstellt, der dies erleichtern soll. Eine Beratung durch einen Rechtsbeistand ist aber darüber hinaus immer sinnvoll.

Wo wird HubSpot gehostet? Wo speichert HubSpot die Daten?

Die Daten von HubSpot werden in Cloud-Services in den USA und in Europa gespeichert. Für Nutzer:innen aus dem Europäischen Raum (inkl. Schweiz, Großbritannien und Russland) sowie dem Mittleren Osten und Afrika, die nach dem 19. Juli 2021 mit der Nutzung von HubSpot beginnen, werden Daten grundsätzlich innerhalb von Europa gespeichert. Die genauen Bedingungen (und Ausnahmen) sind in diesem Dokument zur “Regional Data Hosting Policy/zum „Regionalen Daten-Hosting“ nachlesbar.

Fazit

HubSpot ist kein Zauberstab, mit dem sich alle Probleme in Online-Marketing und -Vertrieb per “Hex Hex”  lösen lassen. Das Tool bietet durch viele Funktionen auch schon für kleine Unternehmen viele Vorteile – erfordert aber auch große Anpassungen in der Einbindung und der Arbeitsweise.

Gerade größere Unternehmen mit bereits etablierten Arbeitsweisen und Systemen sollten gründlich prüfen, welche Modulen und Tools von HubSpot ihnen wirklich nützlich sein können. Dann allerdings bietet ihnen das System zahlreiche Möglichkeiten, um Online-Marketing und -Vertrieb auf ganz neue, empirische Füße zu stellen und die Kundenbetreuung wesentlich zu verbessern.

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