Referenzen

Agil zum Ziel – so viele Zielgruppen, so wenig Zeit.

Das ifa, Institut für Auslandsbeziehungen fördert Begegnung und Austausch. Der bisherigen Webseite gelang dies nicht mehr. Dank einem agilen Workflow mit Scrum schafften wir es in nur 5 Monaten, einen umfassenden Relaunch zu verwirklichen.

ifa – Institut für Auslandsbeziehungen

Das ifa ist Deutschlands älteste Mittlerorganisation. Es engagiert sich weltweit für ein friedliches und bereicherndes Zusammenleben von Menschen und Kulturen. Das ifa fördert den Kulturaustausch in Ausstellungs-, Dialog- und Konferenzprogrammen. Es ist das Kompetenzzentrum der Auswärtigen Kultur und Bildungspolitik in Deutschland. Es ist weltweit vernetzt und setzt auf langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit.

In VERDURE fanden wir einen erfahrenen Begleiter und Berater für dieses agile Projekt. So konnten wir den Relaunch auf eine Art realisieren, wie sie diesem Institut stets am Herzen liegt: gemeinsam, dialogisch und zielgerichtet genau für die Menschen, die wir ansprechen möchten.

– Digitale Arbeitsgruppe: Frau Kahrmann, Kommunikation; Frau Gögelmann, Redaktion; Herr Baier, IT; Frau Aruna, Leitung Online-Redaktion
Wir verstehen – die Herausforderung

Gefahren und Gelegenheiten

Ein enger Zeitplan. Sehr moderne Ansprüche. Und dazu fünf Fachbereiche – jeder mit seinen eigenen Ideen, Motiven und Bedenken. Unser wertvollstes Werkzeug: Scrum. Doch dazu später mehr. Der Relaunch sollte einen echten Unterschied machen und glich eher einer Neukonzeption. Das bedeutete zwar, dass es zahllose Möglichkeiten für die Umsetzung gab. Gleichzeitig bestand aber auch die Gefahr, zu viele Dinge anzupacken und Überholtes der alten Seite aus Gewohnheit wieder mitzuschleppen. Auch die Tatsache, dass den verschiedenen Zielen und Inhalten ebenso viele Nutzergruppen gegenüberstanden, erschwerte die Priorisierung.

Das große Ziel: Vermitteln, verändern, verbinden

Ein Institut verkauft nichts. Förderung, Begegnung und Austausch erfordern ganz andere Herangehensweisen. Und die Nutzergruppen konnten unterschiedlicher kaum sein: Zivilgesellschaften, Künstler, Wissenschaftler, NGOs und Politiker. Für sie sollten alle Inhaltsbereiche einladend und zugänglich, klar und aktivierend aufgebaut sein. Qualität statt Quantität also. Für uns war klar: neudenken, hinterfragen, frisch und frei starten. Dazu führten wir das Institut zunächst durch mehrere Workshops und berieten und begleiteten Sie so bei der Zielsetzung.

Daraus ergaben sich folgende Aufgaben:

Eine schlanke und aufgeräumte Website-Struktur (Mobile first, multi-language), die die Sichtbarkeit fördert
Ein modernes Design für ein frisches, digitales Auftreten, das alle Nutzergruppen – auch junge Menschen – anspricht
Funktionen zum schnellen Auffinden der passenden Veranstaltungen und Förderungen
Ein gut integriertes, exploratives Event-Archiv, das Reviews und Nachbereitungen attraktiv darstellt
Ein Newsletter-Tool mit Pull-Effekt als informatives Bindeglied zu den Web-Inhalten

Die logische Konsequenz:

In allen Bereichen hatten wir große Sprünge im Vergleich zur vorherigen Website vor. Die Anforderungen der verschiedenen Fachbereiche erforderten zudem viele Sonderlösungen. Unsere Beratungskompetenz und das iterative Herantasten durch den agilen Workflow mit Scrum ermöglichten uns, auch ohne exaktes Lastenheft sicher die Ansprüche aller Stakeholder zu erfüllen.

 

Wir verwirklichen – die Lösung

Weniger ist fair

Priorisieren, Priorisieren, Priorisieren

Gemeinsam mit unseren Ansprechpartnern brachen wir die Ziele Schritt für Schritt in Arbeitspakete runter. So kristallisierten sich die Schwerpunkte heraus – sowie die Charakterzüge, die ifa.de künftig auszeichnen sollten:

1. Klarheit und Verständlichkeit für verschiedene Sprachniveaus in deutsch und englisch.
2. Übersichtlichkeit durch Gliederung via Kategorien, Filter und Farb-Code.
3. Sackgassenfreie Navigation durch themenverwandte Empfehlungen
4. Nahbarkeit durch Kontaktpersonen, Ansprechpartner und Aktivierung zur Teilhabe

Verständlicher Förderfinder

Die Vielzahl an Förderungen gepaart mit holzigen Formulierungen erschwerten das Auffinden der geeigneten Unterstützung aus all den Fördereinrichtungen – insbesondere mit eingeschränkten Sprachkenntnissen. Unser eigens entwickelter Förderfinder mit vier Filtern und verständlich aufbereiteten Förderungen ermöglichen einen schwellenarmen Zugang zur passenden Leistung.

Begegnung beginnt beim Veranstaltungsfinder

Immer wieder Klarheit: Als zentrales Tool für Austausch und Berührung mit Menschen, Kulturen und Themen entwickelten wir ein Finder-Tool, das alle Ausstellungen, Vorträge, Lesungen, etc. filtert und jedem Nutzer schnell passende Event-Tipps liefert.

Matomo – freie, unabhängige Auswertungen für mehr Sichtbarkeit

Als öffentliches Institut spielen Datenschutz und -sicherheit eine besonders wichtige Rolle. Gerade von den bekannten Analytics-Anbietern war daher abzusehen. Die Open-Source-Analyse-Plattform Matomo ist unabhängig und lässt sich auf den eigenen Servern aufsetzen. So blicken keine unerwünschten Augen auf die sensiblen Daten.

Verzahnte Kompetenz mit Scrum und TYPO3

Die kurze Zeitspanne, die Vielfalt der Interessen und Nutzergruppen und die Komplexität des Relaunchs erforderten eine enge, reibungsfreie Zusammenarbeit von UX-Design, Entwicklung und Projektmanagement. Dazu schaffte unsere Scrum-Masterin Hindernisse und Schwierigkeiten zuverlässig beiseite oder sorgte für schnelle Klärung. Unsere Product-Ownerin sicherte unterdessen kurze Wege zu unseren Ansprechpartnern beim Kunden. So ließen sich Inhaltliches und Technisches rasch besprechen und oft schon im nächsten Sprint abarbeiten.

Gestaltet für Teilhabe und Mitgestaltung

Der Mensch und die Menschlichkeit stehen beim ifa im Mittelpunkt. Unser UX-Design-Team übersetzte dies in maßgeschneiderte Nutzererfahrungen. Mittels diverser Nutzerprofile (Personas), Such- und Navigationsmotiven stellten sie Struktur und Screendesign auf den Prüfstand. Für eine Website, die auf allen Geräten und für jede Zielgruppe zielführend und zugänglich funktioniert.

Das Ergebnis: Klarheit als universelle Sprache

Der kollaborative Workflow per Scrum trug wesentlich zum Erfolg des kurzfristigen Projekts bei. Gemeinsam entstand so ein digitaler Ort des Austauschs, der anderen Instituten oder Ämtern beweist, dass Klarheit auch in vielschichtigen Themenbereichen möglich und erstrebenswert ist. Hier macht es Freude, sich mit dem „Fremden“ vertraut zu machen. Und genau dafür steht das ifa.

Wir lernen – die Erkenntnis

Man tut, was man scrumt!

Das bringt es auf den Punkt. Durch die agile Zusammenarbeit kamen selbst große, schwere Steine relativ fix ins Rollen. Einmal in die Pipeline eingespeist, kommt man ins Machen, selbst wenn noch nicht alle Bedenken oder Optionen final verhandelt wurden. So durchbricht man gerade bei vielen Entscheidern lähmende Patt-Situationen, da am „lebenden Objekt“ entwickelt wird und Bedenken – falls erforderlich – auch später noch aufgenommen und gelöst werden können.

Tel. 0711 21727677
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VERDURE Medienteam GmbH
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